Cztery kroki do zaangażowania globalnego zespołu
Jeśli masz wielojęzyczny zespół i zajmujesz się komunikacją wewnętrzną, to jesteś we właściwym miejscu. Przeczytaj cztery proste kroki do globalnej nirwany komunikacji wewnętrznej, prosto od głównych graczy w branży.
Kiedy zespoły rozciągają się na cztery strony świata, komunikacja wewnętrzna jest niezbędnym klejem, który trzyma wszystkich razem, od Paryża po Peru i od Limy po Lagos. Specjaliści od komunikacji wewnętrznej są strażnikami świadomości kulturowej, wrażliwości i globalnej marki wewnętrznej.
Jak więc upewnić się, że Twoja komunikacja wewnętrzna jest odpowiednia? Rozmawialiśmy z liderami w branży, aby sprawdzić, jak skutecznie angażują swoich globalnych pracowników, a ich spostrzeżenia ujęliśmy w prosty przewodnik krok po kroku do sukcesu.
1. Wykorzystaj zespoły regionalne do wglądu i zaangażowania
Wszyscy jesteście częścią jednej organizacji. Tak łatwo jest skupić się na Wielkiej Brytanii, ale musisz pamiętać, że musisz zaangażować wszystkich i sprawić, by wszyscy byli na pokładzie". Kirsty BowenKierownik ds. komunikacji wewnętrznej i zaangażowania w Coventry Building Society
Wykorzystanie zespołów regionalnych może przynieść ogromne korzyści, jeśli chodzi o weryfikację tłumaczeń, podejmowanie decyzji, które kanały wykorzystać, angażowanie lokalnych zespołów i dystrybucję komunikatów. Uzyskanie takiego wglądu z góry oznacza, że można w pełni ocenić konsekwencje pewnych decyzji. Oczywiście zależy to od istnienia dobrych, opartych na zaufaniu relacji - zajrzyj na nasz blogZaangażowanie lokalnych zespołów weryfikacyjnych w tłumaczenie komunikacji wewnętrznej, aby uzyskać więcej porad.
Julia Lloyd, ekspert ds. komunikacji w London Stock Exchange Group podzieliła się z nami tym, jak koncentruje się na budowaniu sieci rzeczników w każdym regionie. Są to osoby działające w terenie, które mogą zapewnić lokalny wgląd i informacje zwrotne. Kluczową częścią ich roli jest pomoc w tłumaczeniach, a to często wymaga od nich wcześniejszego przejrzenia materiałów, aby mogli doradzić, co i jak należy przetłumaczyć. Sukces tego podejścia polega całkowicie na zaufaniu do lokalnych współpracowników, którzy podejmują właściwe decyzje w oparciu o swoją lokalną wiedzę i doświadczenie. Tymi spostrzeżeniami podzieliła się również Nishita Andrea Ganatra, globalny doradca ds. komunikacji wewnętrznej w Royal HaskoningDHV, która ściśle współpracowała z kolegami w różnych regionach w celu weryfikacji i kształtowania komunikacji, aby zapewnić, że treści są w pełni dostosowane do lokalnych odbiorców.
Fidelma Horan, Senior Internal Communications and Engagement Manager z Barnett Waddingham mówiła o tym, jak ważne jest nawiązywanie tego typu relacji od samego początku i jasne określenie wymagań w tej roli. W ten sposób można mieć znacznie większą pewność, że będzie ona funkcjonować w sposób zamierzony.
"Nikt nie zna Twoich pracowników lepiej niż ludzie na miejscu" - mówi Keith RileyKomunikacji Wewnętrznej w DWF
Zaufanie do ludzi na miejscu było kluczowym tematem, który usłyszeliśmy od wszystkich naszych ekspertów. Tracy Tsang, Specjalista ds. marketingu i komunikacji, podzieliła się swoją opinią, że pracownicy regionalni powinni być traktowani jak profesjonaliści, dzięki czemu mogą określić, co się sprawdzi, a co nie i jakie zmiany należy wprowadzić. Dzięki stworzeniu poczucia dwukierunkowej komunikacji, mistrzowie ci mogą nie tylko przekazywać informacje zwrotne na temat przyszłej komunikacji, ale także wiadomości lub materiały lokalne, dzięki czemu treści będą miały znacznie większą atrakcyjność.
Głównym niebezpieczeństwem związanym z niepodejmowaniem takich działań jest kończenie z bardzo ogólnymi komunikatami, które w niewielkim stopniu inspirują lub angażują. Miriam Bouliakierownik ds. komunikacji wewnętrznej w firmie Wise, odkryła, że budowanie silnych relacji na poziomie lokalnym oznacza, że może tworzyć znacznie bogatsze treści.
"Musisz mieć zaufanie do zespołów regionalnych, że zrobią wszystko, co w ich mocy, aby przekazać wiadomość". Rich PerrettStarszy kierownik ds. komunikacji wewnętrznej, Unite Students
To nie tylko słowa na stronie lub ekranie, w czym mogą pomóc lokalne zespoły - mogą one również pomóc w udzieleniu głosu różnym interesariuszom, upewniając się w ten sposób, że Twój przekaz jest nie tylko zrozumiały, ale również istotny dla danego zespołu. Poświęcając czas na zbudowanie społeczności lokalnych wpływowych głosów w całym regionie, można mieć pewność, że przekazuje się właściwy komunikat we właściwym miejscu. Następnie należy zaufać zespołom regionalnym, aby rozpowszechniały go w sposób najbardziej odpowiedni dla ich odbiorców.
2. Przyjmij wskazówki kulturowe
"Kultura ma pierwszeństwo przed wszystkim. Uznanie i poszanowanie tego, że ludzie mają różne sposoby robienia rzeczy i to jest część bogactwa pracy w międzynarodowej firmie." Julia Lloyd, London Stock Exchange Group
Rich Perrett Rich Perrett podzielił się wspaniałym przykładem z poprzedniej roli, w którym można było popełnić kulturowe błędy podczas pandemii. Należało przekazać pracownikom proste zasady higieny, które we Francji obejmowały "zakaz całowania się". Dla brytyjskich odbiorców taka rada wydawałaby się absurdalna, więc trzeba było ją zmienić. Pokazuje to, że choć zawsze powinniśmy dążyć do prostoty, to równie ważne jest poświęcenie czasu na dostosowanie przekazu do warunków lokalnych.
Nishita Andrea Ganatra podzieliła opinię Julii Lloyd, że trzeba podjąć wysiłek, aby zrozumieć różne kultury. Łącząc świadomość kulturową z lokalnym spojrzeniem, można mieć pewność, że treści nie tylko trafią do odbiorców, ale także nie będą obraźliwe. Zaniedbanie tego może mieć poważne reperkusje dla Twojej wewnętrznej marki i zaufania organizacji. Nishita podzieliła się również swoim doświadczeniem w zakresie koncentrowania się na poziomie ludzkim, bardziej osobistym, podczas rozwijania lepszego zrozumienia kulturowego w celu zapewnienia komunikacji.
Keith Riley podzielił się przykładem, kiedy stworzono film pokazujący rodzinę z nogami w morzu. Miało to być relaksujące i pozytywne przesłanie, ale w niektórych krajach pokazywanie stóp może być wyjątkowo obraźliwe. Posiadając wysoki poziom świadomości różnych kultur, można uniknąć kosztownych błędów, takich jak ten. Inny przykład, który usłyszeliśmy, to sytuacja, gdy centralny zespół ds. komunikacji wewnętrznej wysyłał prezenty do swojego chińskiego biura i wybrał nieodpowiednie kulturowo czarne skrzynki. Lepsze zrozumienie poprzez efektywną komunikację i relacje pozwoliłoby uniknąć tego niepotrzebnego i żenującego faux pas.
Fidelma Horan musiała w przeszłości poruszać się w skomplikowanych relacjach między kulturą firmy a kulturą lokalną. Pracując z kolegami z różnych krajów, doświadczyła różnic kulturowych związanych z rolami płciowymi i rodzinnymi, którymi musiała ostrożnie zarządzać, stosując korporacyjną kulturę integracji. Podobny problem zaobserwował Keith Riley, promując kampanie i inicjatywy wspierające integrację osób LGBT+ w krajach, które mogą nie być tak akceptujące dla takich związków.
Nasi eksperci, którzy mieli do czynienia z tym i innymi podobnymi scenariuszami, zgadzają się, że podjęcie wysiłku w celu zrozumienia kultury i jej niuansów pomoże Ci podejmować dobre decyzje i być świadomym wrażliwych obszarów, które wymagają ostrożnego zarządzania.
3. Opowiedz im historię
"Każda komunikacja zaczyna się od opowieści. Jeśli nie masz dobrej historii, znajdź ją w tym, co potrzebujesz, aby ludzie wiedzieli". Julia Lloyd, ekspert ds. komunikacji w London Stock Exchange Group
Jako ludzie uważamy, że wielkie historie są pociągające. W końcu w ten sposób nasi przodkowie przekazywali wiedzę i umiejętności na długo przed tym, zanim mogliśmy to po prostu "wygooglować". Podczas pisania komunikatów wewnętrznych, wykorzystanie ludzkiego instynktu opowiadania historii może pomóc uprościć i skoncentrować przekaz, czyniąc go bardziej zapadającym w pamięć, angażującym i jasnym.
Caitlin Kirwanopowiada się za stosowaniem prostych, nieskomplikowanych komunikatów i języka, dzięki czemu są one bardziej skuteczne w przypadku przekazu globalnego. Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie historie będą odbierane w ten sam sposób i mogą wymagać dostosowania do pewnych kultur, społeczności lub języków.
Jeden ze sposobów na to zaproponowała Tracy Tsang, która w przeszłości zadała sobie wiele trudu, by osiągnąć Plain English Crystal Mark Award. Certyfikat ten oznacza, że każda dokumentacja jest tak jasna, jak to tylko możliwe, co pomaga utrwalić znaczenie uproszczeń w celu ułatwienia zrozumienia.
Gavin Bucklelider komunikacji wewnętrznej w B&Q, ma podobne podejście do nieustannego upraszczania. Wykorzystanie opowieści jako kręgosłupa komunikatów zmusza do uproszczenia przekazu. Choć to dobra rada dla każdego podejścia do komunikacji wewnętrznej, staje się jeszcze ważniejsza, gdy mamy do czynienia z różnymi krajami, kulturami i językami.
Nishita Andrea Ganatra podkreśliła również znaczenie powrotu do podstaw, aby jasno zrozumieć pożądany rezultat w opowiadaniu historii. Skupienie się na elemencie ludzkim w komunikacji, aby połączyć się z ludźmi, również zrobiło prawdziwą różnicę, według Nishity.
4. Mów ich językiem
"Musimy angażować i, miejmy nadzieję, inspirować, a nie będziemy w stanie tego zrobić, jeśli nie będziemy mówić do nich w tym samym języku". Simon, Internal Communications Manager.
Po tym, jak spędziłeś godziny na tworzeniu komunikatów, dlaczego pozostawiać przypadkowi to, czy Twoi odbiorcy je zrozumieją, czy nie? Osobom trudniej jest wychwycić niuanse i emocje w języku, który nie jest im zbyt dobrze znany. Wiąże się to z większym ryzykiem, że kluczowe komunikaty lub dyrektywy zostaną pominięte lub źle zinterpretowane. Jest to coś, co jeden z naszych ekspertów odkrył w swoich wielojęzycznych komunikatach - gdy e-maile nie były napisane w językach pracowników, miały około 27% wskaźnik otwarć, ale gdy e-maile zostały przetłumaczone, wskaźnik otwarć wzrósł ponad dwukrotnie.
Wielu naszych ekspertów nawiązało współpracę z biurami tłumaczeń lub utworzyło wewnętrzne zespoły do zarządzania tłumaczeniami. Aby uzyskać wskazówki dotyczące rozpoczęcia tłumaczenia wiadomości wewnętrznych i znalezienia odpowiedniego partnera, zapoznaj się z naszym przewodnikiem: Tworzenie komunikacji wewnętrznej, która angażuje i łączy w każdym języku.
Jeden z ekspertów, z którymi rozmawialiśmy, Marghaid HowieMarghaid Howie, Global Head of Social Media & Continuity Communications w ThoughtWorks, doskonale rozumie, jak ważne jest mówienie we właściwym języku. Zna ona (co jest imponujące) kilka języków europejskich i wykorzystała to do nawiązania kontaktu z lokalnymi pracownikami w sposób, który jest dla nich najbardziej komfortowy.
Wielu z naszych ekspertów pracowało w organizacjach, w których angielski był Lingua-Franca. Jednak nawet w takich przypadkach istnieją pewne komunikaty, które muszą być przekazywane w języku ojczystym odbiorcy, w przeciwnym razie nie zostaną po prostu usłyszane. Jeden z naszych ekspertów odkrył, że zaangażowanie i skuteczność szkoleń wzrasta aż o 50%, gdy są one prowadzone w języku lokalnym, ale organizacje często nadal chcą trzymać się języka angielskiego. Może to być frustrujące, ponieważ ogranicza to możliwości osiągnięcia celu. Przeczytaj więcej o zaletach i wadach używania jednego języka korporacyjnego tutaj.
Odnajdywanie drogi w wielojęzycznym labiryncie komunikacji, jeden krok na raz
Globalne wewnętrzne komunikaty mogą wydawać się polem minowym, ale świetne komunikaty sprowadzają się do tego: właściwy komunikat we właściwym języku, we właściwym miejscu i czasie. Współpracując z partnerem tłumaczeniowym, możesz stworzyć wielojęzyczne komunikaty, które zjednoczą Twoich globalnych pracowników, sprawią, że będą informowani, motywowani i czuli się włączeni.
"Myślę, że najlepszą radą, jaką mogę dać każdemu, jest zdrowy rozsądek i dobre maniery. Rób to, co uważasz za słuszne. Rób to w sposób, w jaki sam chciałbyś być traktowany lub do którego chciałbyś się zwracać. Jeśli się do tego stosujesz, naprawdę nie możesz się pomylić". Gavin Buckle, Internal Communications Lead, B&Q
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o tłumaczeniu komunikacji wewnętrznej, przeczytaj nasz bezpłatny przewodnik "Tworzenie komunikacji wewnętrznej, która angażuje i łączy w każdym języku".
